BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Perangkat lunak dewasa ini mulai bertransformasi
menjadi sebuah needs,
kebutuhan. Fungsinya yang merupakan alat tambahan menjadi semakin prioritas di
era dimana internet menjadi semakin murah untuk dinikmati kalangan menengah
bawah. Dari semua aplikasi yang beredar dan digunakan oleh banyak orang,
terdapat aplikasi yang memerlukan media basis data untuk menyimpan data-data
vital dari sang pengguna ataupun data-data aplikasi itu sendiri. Database adalah basis data.
Basis
data merupakan kumpulan informasi yang
disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa
menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari
basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola
dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem
manajemen basis data
Dalam sudut pandang developer,
database memegang peranan penting dalam membangun sebuah aplikasi. Bertugas
menyimpan informasi penting terkait program dan juga data pemakai, database
memiliki porsi sama besar dalam komposisi komponen terpenting dari sebuah
program, selain program itu sendiri.
Hal tersebutlah yang
melatar belakangi kami dalam menyusun sebuah makalah Sistem Informasi Akuntansi
(SIA) 2 dengan judul “Pembuatan Model
Data dan Desain Data Base”.
B.
Identifikasi Masalah
Dalam penyusunan makalah ini, penyusun mencoba
mengidendifikasi beberapa pertanyaan yang akan dijadikan sebagai bahan dalam
penyusunan dan penyelesaian masalah. Diantaranya yaitu :
1.
Bagaimana
cara mendesain database dalam SIA ?
2.
Bagaimana diagram hubungan entitas (ERD) dalam pembuatan model dan desain database ?
3.
Bagaimana cara mendesain model data REA dan apa saja yang
mempengaruhinya ?
4.
Bagaimana cara membangun diagram REA untuk satu siklus
transaksi ?
5.
Bagaimana cara mengimplementasikan diagram REA dalam
database relasional ?
6.
Bagaimana cara memadukan diagram REA antar siklus yang
terjadi ?
7.
Bagaimana cara menggunakan diagaram REA dalam dokumentasi
praktik dalam bisnis ?
C.
Maksud dan Tujuan
- Tujuan diadakannya penyusunan makalah ini adalah guna memenuhi salah satu tugas mata kuliah Perekonomian
Indonesia yaitu Sistem Informasi Akuntansi (SIA) 2
- Maksud dari adanya penyusunan makalah ini adalah
sebagai berikut :
a. Mengetahui
dan memahami bagaimana cara mendesain
dan mendokumentasikan database relasional untuk suatu Sistem Informasi
Akuntasi.
b. Memusatkan
perhatian pada pembuatan model data, yang merupakan salah satu aspek desain
database yang harus dipahami oleh para akuntan.
c. Memperkenalkan
model akuntansi REA dan diagram Entity – Relationship (E-R) dan akan menunjukkan
bagaimana mempergunakan alat – alat ini guna membangun sebuah model data SIA
d. Mendiskripsikan
cara mengimplementasikan hasil model data dalam database relasional
D.
Metode Penelaah
Dalam
penyusunan makalah ini, penulis menggunakan metode pustaka, berbagai referensi
dari buku
yang relevansinya dengan permasalahan yang menjadi objek kajian pembahasan ini.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Proses Desain Database
Di dalam proses desain database
terdapat enam langkah dasar, yaitu :
- Tahap
pertama
Tahapan
ini terdiri dari perencanaan awal untuk menetapkan kebutuhan dan kelayakan
pengembangan sistem baru. Pada tahapan ini biasanya mencakup kelayakan pada
bidang ekonomi dan teknologi.
- Tahap
kedua
Tahapan ini mencakup identifikasi kebutuhan informasi
para pemakai, menetapkan lingkup sistem baru yang diajukan, serta menggunakan
informasi yang berkaitan dengan perkiraan jumlah pemakai dan volume transaksi.
Yang tujuannya untuk membantu anada membuat
keputusan awal mengenai persyaratan hardware dan software.
- Tahap
ketiga
Tahapan
ini mencakup pengembangan berbagai skema berbeda untuk sistem yang baru pada
tingkat konseptual,eksternal,dan internal.
- Tahap
keempat
Tahapan
ini mencakup penerjemahan skema tingkat internal ke stuktur database sesungguhnya
yang mampu diimplementasikan kedalam sistem yang baru tersebut.
- Tahap
kelima
Tahapan
ini merupakan implementasi mencakup
seluruh aktivitas yang berhubungan dengan mentransfer data dari sistem
sebelumnya kedatabase SIA yang baru, menguji sistem yang baru dan melatih para
pegawai mengenai cara pengunaannya.
- Tahap
keenam
Tahapan
ini berkaitan dengan pengunaan dan pemeliharaan sistem yang baru.
Para akuntan seharusnya
dapat berpartisipasi dalam seluruh tahapan proses desain database walaupun, tingkat
keterlibatan mereka dalam setiap saat
akan bervariasi. Pada tahap perencanaan, akuntan hanya akan menyediakan
informasi yang digunakaan untuk mengevaluasi kelayakan proyek yang diajukan
serta mereka akan terlibat dalam membuat keputusan mengenai hal tersebut.
Gambar : Proses Desain Database
Di dalam analisis
mengenai persyaratan dan tahap desain, akuntan akan berpartisipasi dalam
mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai, mengembangkan skema logis,
mendesian kamus data ( data dictionary ),
serta menentukan pengendalian. Akuntan dengan keahlian SIA yang baik dapat
berpartisipasi dalam tahap pengkodean ( coding ).
Selama tahap implementasi, akuntan dapat membantu menguji keakuratan database
yang baru tersebut dan program aplikasi yang akan menggunakan data tersebut.
Terakhir, akuntan juga akan menggunakan sistem database untuk memproses
transaksi bahkan, meraka terkadang akan membantu mengelolanya pula.
B.
Diagram Hubungan Entitas (Entity Relationship Diagram - ERD)
Diagram
hubungan entitas merupakan suatu teknik grafis yang menggambarkan skema database.
Diagram ini disebut sebagai ERD karena diagram tersebut menunjukkan berbagai
entitas yang dimodelkan dan hubungan antar entitas tersebut. Dan entitas sendiri
merupakan segala sesuatu yang informasinya ingin dikumpulkan dan disimpan oleh organisasi.
Gambar : Contoh Simbol dalam ERD
ERD
tidak hanya akan menunjukkan isi dari suatu database tetapi secara grafis
merupakan model suatu organisasi. Jadi, ERD dapat
dipergunakan tidak hanya untuk mendesain database, tetapi juga untuk
mendokumentasikan dan memahami database yang telah ada, serta berguna dalam
mengubah secara total proses bisnis.
Elemen-elemen yang
harus ada di dalam ERD, sebagai berikut :
a.
Entity
(Entitas)
Merupakan objek yang mewakili sesuatu yang nyata dan dapat dibedakan
dari sesuatu yang lain. Simbol dari entitas ini biasanya digambarkan dengan
persegi panjang. Entitas ini memiliki dua tipe di dalamnya, yaitu :
1)
Entitas kuat, merupakan entitas yang tidak memiliki
ketergantungan dengan entitas lain
2)
Entitas lemah, merupakan entitas yang kemunculannya
tergantung pada keberadaan entitas lain pada suatu relasi.
Contoh
:
v
ERD mengenai Rumah Sakit maka, entitasnya adalah
penjaga, perawat dan dokter.
b.
Attribute (Atribut)
Setiap entitas pasti mempunyai elemen yang disebut atribut
yang berfungsi untuk mendeskripsikan karakteristik dari entitas tersebut. Isi
dari atribut mempunyai sesuatu yang dapat mengidentifikasikan isi elemen satu
dengan yang lain. Gambar atribut diwakili oleh simbol elips. Terdapat lima
jenis atribut yang perlu diketahui, yaitu :
1)
Atribut Komposit, ialah suatu atribut yang tidak bias
dipecah lagu menjadi atribut yang lebih kecil.
2)
Atribut Atomic, ialah suatu atribut yang terdiri atas
satu komponen tunggal dan tidak bias diuraikan lagi.
3)
Single Valued Attribute, ialah suatu atribut yang hanya
punya satu nilai untuk suatu entitas.
4)
Multi Valued Attribute, ialah suatu atribut yang dapat
terdiri dari sekumpulan nilai untuk entitas.
5)
Atribut Derivatif, ialah atribut yang dihasilkan dari
atribut lain yang tidak berasal dari satu entitas.
Contoh
:
v
Jika ERD-nya mengenai Rumah Sakit dan entitasnya
adalah dokter maka, atributnya bias berupa No.ID_Dokter, Nama_Dokter,
Spesialis_Dokter.
c.
Relationship
(Hubungan / Relasi)
Merupakan suatu hubungan alamiah yang terjadi antara satu
atau lebih entitas.
Contoh
:
v
Jika ERD-nya mengenai Rumah Sakit dan entitasnya
adalah dokter dan pasien. Jadi, entitas dokter ini memiliki relasi dengan
entitas pasien sebagai “merawat/ memeriksa/ menyembuhkan”, hal ini berarti
bahwa dokter memeriksa/ menyembuhkan pasien atau pasien diperiksa/ disembuhkan
oleh dokter. Jadi, di dalam relasinya harus ada hubungan yang pasti pada antar
entitas yang berelasi..
Hubungan antara entitas menyangkut dua komponen yang
menyatakan jalinan ikatan yang terjadi, yaitu :
1.
Derajat Relasi atau Kardinalitas
Merupakan jumlah anggota entitas yang terdapat di dalam
relasi yang terjadi. Pasangan antara anggota entitas A dan B dapat dilakukan
sesuai dengan derajat hubungannya, yaitu :
a)
Derajat Hubungan 1 :1 (One to one)
Setiap entitas pada himpunan entitas A hanya boleh berhubungan
dengan satu entitas saja pada himpunan entitas B.
b)
Derajat hubungan 1 : M (One to many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan
dengan lebih dari satu dari entitas pada himpunan entitas B tapi, entitas B
hanya dapat berhubungna dengan satu entitas saja pada himpunan entitas B.
c)
Derajat Hubungan M : N (Many to many)
Setiap entitas pada himpunan entitas A dapat berhubungan
dengan banyak entitas pada himpunan entitas B dan sebaliknya.
Gambar : Contoh Derajat
Relasi
2.
Partisipasi Hubungan
Partisipasi hubungan menyatakan sifat keterlibatan tiap
anggota entitas dalam relasi terjadinya hubungan.
C.
Model Data REA (Resources,
Data, Events)
Model data REA merupakan
suatu alat pemodelan konseptual yang secara khusus
dipergunakan dalam desain database SIA yang digunakan sebagai alat pembuatan
model konseptual yang fokus terhadap aspek semantik bisnis yang mendasari aktivitas
rantai nilai suatu organisasi.
Model data REA akan memberikan
struktur dalam dua cara dalam desain database, yaitu :
1) Dengan
mengindentifikasi entitas apa yang seharusnya dimasukkan ke dalam database SIA
2) Dengan
menentukan bagaimana membuat struktur antar entitas dalam database tersebut.
Dalam model data REA ini
akan mengkalisifikasikan entitas ke dalam tiga kategori, yaitu :
1.
Sumber Daya (Resource)
Merupakan hal-hal yang memiliki nilai ekonomi bagi
organisasi. Contohnya : Kas, persediaan dan peralatan.
2.
Kegiatan atau aktivitas bisnis (Event)
Merupakan berbagai aktivitas bisnis yang
informasinya ingin dikumpulkan perusahaan untuk tujuan perencanaan dan
pengendalian. Contohnya : kegiatan penjualan, kegiatan penerimaan kas
3.
Pelaku
(Agents)
Merupakan orang-orang dan organisasi yang terlibat dalam kegiatan yang
informasinya ingin di dapatkan untuk tujuan perencanaan ,pengendalian dan
evaluasi. Contohnya : pegawai dan pelanggan.
Pola Dasar REA (Basic REA Template) pada Model data REA akan
menetapkan pola dasar tentang bagaimana ketiga jenis entitas (sumber daya,
kegiatan dan pelaku) yang seharusnya berhubungan satu sama lain. Serta untuk
setiap entitas kegiatan akan dihubungkan
ke sebuah entitas sumber daya.
D.
Membangun Diagram REA untuk Satu Siklus Transaksi
Membangun diagram REA
untuk siklus transaksi tertentu terdiri dari empat langkah, yaitu :
- Identifikasi
pasangan kegiatan pertukaran ekonomi yang mewakili hubungan dualitas dasar
member untuk menerima, di dalam siklus tersebut. Hal ini berarti bahwa :
a)
Pertukaran
ekonomi dasar dalam siklus pendapatan melibatkan penjualan barang dagangan atau
pelayanan, serta serangkaian penerimaan kas sebagai pembayaran dalam penjualan
tersebut
b)
Diagram
REA untuk siklus pendapatan S&S dengan membuat entitas kegiatan penjualan
dan penerimaan kas dalam bentuk persegi panjang, dan hubungan dualitas ekonomi
antara mereka, dalam bentuk wajik.
- Identifikasi
sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan pertukaran ekonomi dan
para pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut. Hal ini berarti bahwa :
v Ketika kegiatan yang menjadi pusat
perhatian telah ditentukan maka, sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan
tersebut perlu diidentifikasi.
v Kegiatan penjualan dapat
diterjemahkan menjadi pemberian persediaan kepada pelanggan.
v Kegiatan penerimaan kas pun dapat diterjemahkan
sebagai menerima kas dari pelanggan.
v Setelah menentukan sumber daya yang
dipengaruhi oleh setiap kegiatan, langkah selanjutnya yang perlu dilakukan
adalah mengidentifikasi pelaku yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan tersebut.
v Paling tidak selalu terdapat satu
pelaku internal (pegawai) dan di sebagian besar kondisi, seorang pelaku
eksternal (pelanggan/ pemasok) yang terlibat dalam setiap kegiatan.
- Analisis
setiap kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan
tersebut harus dipecah menjadi suatu kombinasi dari satu atau lebih
kegiatan komitmen dan kegiatan pertukaran ekonomi. Hal ini berarti bahwa :
v Langkah ketiga dalam menggambar
diagram REA adalah menganalisis kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan
apakah kegiatan tersebut dapat dipecah menjadi sebuah kombinasi dari satu atau
lebih kegiatan komitmen dan pertukaran.
v Jika, perlu mengganti kegiatan
pertukaran ekonomi aslinya dengan rangkaian kegiatan komitmen maka, pertukaran
ekonomi yang dihasilkan berasal dari pemecahan kegiatan tadi.
- Tetapkan
kardinilitas (cardinalities) pada
setiap hubungan. Hal ini berarti bahwa :
v Kardinalitas menunjukkan bagaimana
perumpamaan dalam satu entitas dapat dihubungkan ke perumpamaan tertentu dalam
entitas lainnya.
v Kardinalitas sering diungkapkan
sebagai pasangan nomor di setiap entitas.
v Nomor pertama adalah kardinalitas
minimum, dan nomor kedua adalah kardinalitas maksimum.
v Kardinalitas maksimum dari sebuah
hubungan menunjukkan apakah setiap baris dalam entitas dapat dihubungkan lebih
dari satu baris dalam entitas lainnya on
the other side of the relationship.
v Kardinalitas maksimum dapat baik 1
atau N.
v Kardinalitas minimum 1 artinya bahwa
setiap baris dalam tabel itu dapat dihubungkan ke hanya satu baris dalam tabel
lainnya.
v Kardinal maksimum N artinya bahwa
setiap baris dalam tabel itu bisa dihubungkan lebih dari satu baris dalam tabel
lainnya
Dalam
kardinilitas terdapat tiga jenis hubungan
dasar hubungan antar entitas yang semuanya tergantung dari kardinilitas
maksimum yang berhubungan dengan setiap entitas, yaitu :
- Hubungan satu ke satu (one to one relationship) (1:1)
Terjadi ketika kardinalitas minimum dan maksimum
yang berhubungan dengan entitas kegiatan pada setiap hubungan pelaku kegiatan
adalah satu (1)
- Hubungan satu ke banyak (one to many relationship) (1:N)
Terjadi ketika kardinilitas maksimum dari suatu
entitas dalam hubungan adalah 1 dan kardinilitas maksimum entitas lainnya dalam
hubungan tersebut adalah N.
- Hubungan banyak ke banyak (many to many relationship) (M:N)
Terjadi ketika kardinlitas maksimum kedua entitas
dalam suatu entitas ke dalam suatu hubungan adalah N.
Di dalam aturan
guna menspesifikasi kardinilitas dibagi
menjadi tiga aturan, yaitu :
Ø Aturan
Kardinilitas untuk Hubungan Pelaku Kegiatan (Agent Event relationship)
Ø Aturan
Kardinilitas untuk Hubungan Sumber daya Kegiatan
Ø Aturan
Kardinilitas untuk Hubungan Kegiatan – kegiatan ( Event - event Relationship)
Gambar : Contoh ERD
yang berdasar pada model REA
E.
Mengimplementasikan Diagram REA Dalam Database Relasional
Diagram
REA ini dapat dipergunakan untuk mendesain database relasional yang terstruktur
baik. Bahkan, untuk membuat suatu rangkaian tabel berdasarkan diagram REA
secara otomatis akan menghasilkan database relasional yang terstruktur baik,
tanpa adanya masalah anomali pembaruan (update), penyisipan data (insert), dan
penghapusan (delete). Dalam mengimplementasikan diagram REA ke
dalam database relasional melibatkan proses tiga tahap, yaitu :
1.
Membuat sebuah table untuk setiap
entitas berbeda dan untuk setiap hubungan banyak ke banyak (many to many)
2.
Memberikan atribut ke table yang tepat
3. Menggunakan
kunci luar (foreign key) untuk
mengimplementasikan hubungan satu ke satu (one
to one) dan hubungan satu ke banyak (one
to many).
Implementasi Hubungan Satu ke Satu dan Satu ke Banyak
v Hubungan
Satu ke Satu
Di dalam database relasional, hubungan satu ke satu
antara entitas dapat diimplementasikan dengan memasukkan kunci utama suatu
entitas sebagai kunci luar dalam tabel yang mewakili entitas satunya.
v Hubungan
Satu ke Banyak
Dalam database relasional, hubungan satu ke banyak
dapat diimplementasikan juga dalam relasi ke database dengan menggunakan kunci
luar. Kunci utama dari entitas dengan kardinal maksimum (N) menjadi kunci luar
dalam entitas dengan kardinal maksimum (1). Contohnya : nomor
pegawai dan nomor pemasok adalah kunci luar dalam kegiatan pembelian dan
kegiatan pengeluaran kas.
F.
Memadukan Diagram REA Antar Siklus
Untuk mendesain SIA yang dapat berfungsi,
harus dikembangkan diagram REA untuk siklus tambahan dan kemudian memadukan
diagram-diagram tersebut. Periksa kelengkapan dengan menguji apakah diagram
tersebut memenuhi dua peraturan berikut ini :
Ø
Setiap entitas sumber daya harus berhubungan
dengan dua kegiatan arus stok salah satunya menambah sumber daya dan yang
lainnya menguranginya
Ø
Setiap kegiatan pertukaran ekonomi yang menambah
sumber daya harus berhubungan dengan kegiatan pertukaran ekonomi yang
mengurangi sumber daya hal tersebut disebut prinsip dualitas ekonomi
G.
Menggunakan Diagram REA
Diagram REA secara khusus berguna untuk
mendokumentasikan SIA tingkat lanjut yang menggunakan database. Karena
kardinalitas dalam diagram REA menyediakan informasi mengenai praktik bisnis
organisasi dan pola pertukaran ekonominya. Dengan beberapa ketentuan sebagai berikut
:
Ø
Nilai 0 minimum untuk penjualan mengindikasikan
bahwa terjadi penjualan secara kredit.
Ø
Nilai N maksimum untuk penjualan berarti bahwa
pelanggan dapat membayar secara mencicil.
Pengunaan diagram REA untuk mengidentifikasi
dalam tiga kategori entitas yaitu, sebagai berikut :
1)
Menggunakan
Diagram REA dalam Identifikasi Kegiatan Pertukaran Ekonomi
Selama menggambar
diagram REA untuk suatu siklus transaksi, sangatlah berguna untuk membagi
kertas yang digunakan dalam menggambar ke dalam tiga kolom, satu kolom untuk
setiap jenis entitas dengan rincian, sebagai berikut :
Kolom kiri digunakan untuk
sumber daya
Kolom tengah digunakan untuk
kegiatan
Dan kolom kanan digunakan untuk
pelaku
Pertukaran ekonomi
dasar dalam siklus pendapatan melibatkan penjualan barang dagangan atau
pelayanan, serta serangkaian penerimaan kas sebagai pembayaran dalam penjualan
tersebut.
Diagram REA untuk
siklus pendapatan S&S dengan membuat entitas kegiatan penjualan dan
penerimaan kas dalam bentuk persegi panjang, dan hubungan dualitas ekonomi
antara mereka, dalam bentuk wajik.
2)
Menggunakan
Diagram REA dalam Identifikasi Sumber Daya Dan Pelaku
Ketika kegiatan yang
menjadi pusat perhatian telah ditentukan, sumber daya yang dipengaruhi oleh
kegiatan tersebut perlu diidentifikasi. Kegiatan penjualan dapat diterjemahkan menjadi pemberian
persediaan kepada pelanggan. Kegiatan penerimaan kas dapat diterjemahkan sebagai menerima kas
dari pelanggan.
Setelah menentukan
sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan, langkah selanjutnya yang perlu
dilakukan adalah mengidentifikasi pelaku yang terlibat dalam kegiatan-kegiatan
tersebut. Paling tidak
akan selalu terdapat satu pelaku internal (pegawai) dan di sebagian besar
kondisi, seorang pelaku eksternal (pelanggan/pemasok) yang terlibat dalam setiap
kegiatan.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Tujuan dari desain database
adalah untuk menentukan data-data yang dibutuhkan dalam sistem, sehingga
informasi yang dihasilkan dapat terpenuhi dengan baik. Terdapat beberapa alasan
mengapa desain database perlu untuk dilakukan, salah satu adalah untuk
menghindari pengulangan data. Adapun metode untuk meminimasi pengulangan data (data redudancy) antara lain dengan :
v Normalisasi
v Dekomposisi
Lossless
v ERD
v Menentukan
kardinalitas relasi
Model
data REA secara khusus dipergunakan dalam desain database SIA sebagai alat
pembuatan model konseptual yang terfokus pada aspek semantik bisnis yang
mendasari aktivitas rantai nilai suatu organisasi.
Seorang
akuntan dituntut harus mampu memahami dan mengimplementasikan cara pembuatan
model data yang merupakan salah satu aspek dalam desain database dengan baik,
hal ini bertujuan guna menunjang kinerja akuntan itu sendiri agar lebih
berkompeten dalam bersaing dalam dunia kerja saat ini maupun masa yang akan
datang.
PUSTAKA
Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart. 2005. Accounting Information Systems.
9th Edition. Buku Dua. Salemba Empat.
Jakarta.